Trang chủ Bản tin chuyên ngành Cách thức quản lý và kiểm soát chi phí.

Cách thức quản lý và kiểm soát chi phí.

Tối ưu hóa các chức năng trong ngân sách

Quản lý tiền mặt

Quản lý tiền mặt là việc sử dụng tốt nhất lượng tiền sẵn có. Có thể phải xem xét đến các chi phí cơ hội và những cân nhắc khi lựa chọn. Ví dụ, số dư tiền mặt thặng dư có thể được đầu tư vào các chứng khoán dễ bán trong ngắn hạn, hoặc số dư tiền mặt có thể được giữ lại để tận dụng khoản chiết khấu tiền mặt cho việc thanh toán sớm cho nhà cung cấp. Doanh nghiệp cũng có thể có cơ hội để mở rộng hay tăng trưởng và những việc này đòi hỏi lượng tiền mặt lớn. Những cân nhắc và tính toán này sẽ khác nhau với các doanh nghiệp khác nhau.

Tính hệ trọng của chức năng quản lý tiền mặt cũng khác nhau giữa các doanh nghiệp khác nhau. Một doanh nghiệp nhỏ có thể hoạt động chỉ với một tài khoản ngân hàng, trong khi đó một doanh nghiệp lớn có thể có một số tài khoản, bao gồm tài khoản tiền lương tách biệt, tài khoản thu nợ, và tài khoản thanh toán. Nếu có nhiều hơn một cơ sở tham gia, thì doanh nghiệp có thể cần có các tài khoản ngân hàng riêng cho mỗi cơ sở. Trong trường hợp này, việc lấy số dư từ các tài khoản khác nhau rồi hợp nhất chúng vào một tài khoản trung tâm để đầu tư các khoản tiền gửi qua đêm hoặc các khoản đầu tư ngắn hạn khác có thể là rất hữu ích.

Tuy nhiên, về mặt kiểm soát hay cắt giảm chi phí, điều quan trọng nhất là phải tính toán khả năng thanh khoản - tức là doanh nghiệp có đủ lượng tiền mặt sẵn có để đáp ứng các nghĩa vụ tài chính và giữ cho doanh nghiệp có khả năng thanh toán. Sau đây là một số cách để quản lý tiền mặt:

  • Đóng các tài khoản không hoạt động hoặc hợp nhất các tài khoản ít hoạt động. Việc làm này sẽ loại bỏ những chi phí ngân hàng không cần thiết và là một phương pháp kiểm soát nội bộ tốt để tránh việc sử dụng không đúng một tài khoản ngân hàng.
  • Thương lượng với các ngân hàng các điều kiện tốt nhất có thể về lệ phí và lãi trên tài khoản séc, lệ phí đối với các khoản thấu chi, và lãi tín dụng.
  • Làm việc với các tài khoản ngân hàng một cách chặt chẽ, giám sát các giao dịch và số dư ngân hàng.
  • Cân đối các tài khoản ngân hàng một cách thường xuyên và theo dõi các khoản chênh lệch.
  • Tối ưu hóa các khoản thanh toán cho nhà cung cấp bằng cách sử dụng điều kiện tín dụng và lập lịch trình thanh toán đúng hạn (ví dụ 30 ngày kể từ ngày xuất hoá đơn).
  • Hãy tận dụng khoản chiết khấu khi thanh toán sớm (ví dụ 2% nếu thanh toán trong vòng 10 ngày). Đây có thể được coi là một trong những cân nhắc lựa chọn đã được đề cập ở trên.

Quản lý công nợ

Nợ là một phần trong công việc kinh doanh, và trong hình thức đòn bẩy tài chính nó có thể có ích và thậm chí là cần thiết. Nhưng nợ lại mang chi phí - tiền lãi - nên nó phải được quản lý một cách cẩn thận. Giải pháp thay thế các khoản nợ là phương tiện tài chính mà doanh nghiệp nên xem xét:

  • Tăng vốn chủ các doanh nghiệp tư nhân có thể cần phải đầu tư thêm vào các nguồn lực cá nhân của mình trong doanh nghiệp. Các thành viên phải tăng các khoản đóng góp của mình trong các công ty hợp danh. Công ty cổ phần có thể cần phải phát hành thêm cổ phiếu.
  • Sử dụng dòng tiền được tạo ra từ doanh nghiệp trong hoạt động đầu tư. Việc làm này đòi hỏi phải lập kế hoạch và dự báo dòng tiền một cách cẩn thận.
  • Đi thuê có thể là một biện pháp thay thế cho việc vay mượn khi mua hàng hóa vốn.

Các loại nợ phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể cân nhắc bao gồm:

  • Quay vòng tín dụng khi cần thiết để có thể có chi phí thấp hơn so với khoản vay với một số tiền cố định.
  • Các khoản vay có bảo đảm có thể có mức lãi suất thấp hơn các khoản vay không có bảo đảm.
  • Thương lượng chi phí nợ - lãi suất, phí lập hồ sơ, và các chi phí khác.

Tối ưu hóa và tinh giản các hoạt động

Giảm chi phí bán hàng

Hiệu quả là một khía cạnh quan trọng của kiểm soát chi phí bán hàng. Trong một thị trường đầy cạnh tranh, nhà sản xuất hiệu quả nhất sẽ có được lợi thế. Kiểm soát chất lượng và dịch vụ khách hàng phải được đảm bảo trong khi vẫn quản lý và kiểm soát được chi phí.

  • Thương lượng các điều khoản thanh toán với các nhà cung cấp tốt nhất có thể và xác minh ngày đáo hạn trên hoá đơn để giám sát sự tuân thủ trong việc thanh toán.
  • Trao đổi sự kỳ vọng với nhà cung cấp và làm việc với họ để đảm bảo có sự kiểm soát chất lượng tại cơ sở của nhà cung cấp.
  • Gửi kế hoạch dự báo về nhu cầu mua hàng cho nhà cung cấp để tránh tồn đọng và giảm thời gian giao hàng.
  • Đào tạo nhân sự sử dụng các thiết bị và nguyên vật liệu một cách hợp lý để tránh thiệt hại và chi phí sửa chữa hoặc thay thế.
  • Đánh giá chất lượng nguyên vật liệu, thiết kế sản phẩm, và quy trình sản xuất; cải tiến sản xuất để có thể đạt được tính hiệu quả và gia tăng giá trị.
  • Tối ưu hóa khâu đóng gói trên nguyên tắc mang lại giá trị cho khách hàng.
  • Tính phí chi phí vận chuyển cho khách hàng, nếu có thể.
  • Tối ưu hóa các kiện hàng - kết hợp giao hàng, các tuyến lịch trình, và sử dụng năng lực sẵn có.
  • Giảm thiểu các lô hàng khẩn cấp bằng cách lập kế hoạch trước và lên kế hoạch giao hàng bằng các phương tiện có hiệu quả về mặt chi phí nhất.

Tối ưu hóa chi phí nhân sự

Những nhân tố quan trọng trong tối ưu hoa chi phí nhân sự bao gồm lựa chọn nhân sự, đào tạo, và thúc đẩy nhân viên làm việc. Dùng đúng người có kiến thức, có năng lực, có sự chuẩn bị tốt, và muốn làm việc sẽ là yếu tố căn bản cho sự thành công của bất cứ doanh nghiệp nào.

Một số gợi ý để tối ưu hóa chi phí nhân sự bao gồm:

  • Xác định rõ trách nhiệm và sự kỳ vọng, và cùng nhau thống nhất mục tiêu.
  • Tiến hành đánh giá kết quả hoạt động trên cơ sở thường xuyên và cung cấp chương trình đào tạo bổ sung khi cần thiết.
  • Tăng lương dựa trên năng suất hoặc sự hoàn thành các mục tiêu.
  • Cung cấp những ưu đãi, như chia sẻ lợi nhuận, cho phép nhân viên có phần trong các kết quả kinh doanh.
  • Giao trách nhiệm để đảm bảo rằng những người tiếp cận gần nhất với hoạt động hoặc trung tâm chi phí có thể ra quyết định hoặc đề xuất.
  • Chỉ bao gồm các vị trí cần thiết - tránh các trách nhiệm trùng lặp và dư thừa.
  • Tiến hành phân tích thời gian để theo dõi năng suất và giữ việc làm thêm giờ ở mức tối thiểu.
  • Phân tích lý do nghỉ việc của nhân viên. Xem xét hệ thống một cách linh hoạt, quy định số ngày nghỉ ốm hay nghỉ việc với lý do cá nhân khác. Thay đổi nhân sự nếu cần thiết.
  • Chuẩn bị trước các cuộc họp - phát nội dung cuộc họp trước cho nhân viên.
  • Tránh những cuộc họp không cần thiết hoặc không hiệu quả. Những cuộc họp cá nhân là quan trọng và có thể làm tăng thêm giá trị đáng kể nếu được thực hiện phù hợp.
  • Cử đi công tác chỉ khi cần thiết.
  • Kiểm soát chi phí đi lại. Kết hợp đi du lịch với đi công tác nếu có thể, khảo giá vé máy bay giá và khách sạn, sử dụng các phương tiện giao thông công cộng khi có thể.
  • Nhận bản báo giá từ các công ty bảo hiểm hay các nhà cung cấp lao động khác nhằm đem lại lợi ích tốt nhất cho nhân viên. Hợp đồng khấu trừ hợp lý và cùng thanh toán bảo hiểm y tế. Nói chung, doanh nghiệp phải mang lại lợi ích tốt nhất cho nhân viên với chi phí hợp lý.

Giảm chi phí chung và các chi phí khác

Chi phí chung tồn tại trong mọi doanh nghiệp, từ một cơ sở kinh doanh gia đình nhỏ lẻ cho đến một cơ sở sản xuất lớn, và một số quan điểm về kiểm soát chi phí sau đây có thể được áp dụng cho tất cả loại hình doanh nghiệp:

  • Tắt đèn hay các vật dụng tiêu tốn năng lượng khác khi không sử dụng. Hệ thống tắt đèn tự động có thể là một lựa chọn hữu ích.
  • Duy trì nhiệt độ thích hợp - không quá lạnh trong mùa hè, không quá nóng vào mùa đông.
  • Kiểm soát việc sử dụng các thiết bị văn phòng. Để ở nơi an toàn và có trật tự, và giao trách nhiệm quản lý. Lưu hàng trong kho ở mức vừa đủ.
  • Kiểm soát việc sử dụng điện thoại. Chọn kế hoạch gọi điện phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp và tránh dư thừa.
  • Sử dụng máy fax khi cần thiết, khi đó hình thức giao tiếp hiệu quả nhất.
  • Sử dụng e-mail hiệu quả và thận trọng. Vì chi phí cho việc sử dụng email có thể là tối thiểu, nhưng chi phí về năng suất có thể là khá lớn.
  • Chọn mức bưu phí hay chuyển phát nhanh hiệu quả nhất dựa trên nhu cầu. Có thể không cần thiết phải gửi mọi thứ qua đêm.
  • Thực hiện phạm vị bảo hiểm đầy đủ có bao gồm những rủi ro. Những khoản khấu trừ cao hơn cho những sự cố với rủi ro xảy ra thấp có thể làm giảm phí bảo hiểm.
  • Nếu có thể, hãy cố gắng thương lượng phí thuê nhà hay hợp đồng cho thuê.
  • Thiết kế, và thực hiện chương trình kiểm soát nội bộ để bảo vệ tất cả tài sản.

Chính sách nới lỏng và thắt chặt tài sản

Tài sản cố định

Với một doanh nghiệp mới thành lập không có đủ quỹ và các khoản đầu tư sẵn có cho các tài sản cố định với chi phí đáng kể như máy móc, thiết bị cho quá trình sản xuất, thì doanh nghiệp đó có thể ký hợp đồng phụ với một doanh nghiệp khác mà đã có sẵn các máy móc và thiết bị cần thiết cho một phần của quá trình sản xuất.

Nếu một số thiết bị chỉ thỉnh thoảng mới dùng chứ không phải thường xuyên, thì doanh nghiệp nên tiến hành thuê thiết bị đó khi cần thiết thay vì mua nó, việc làm này sẽ hiệu quả về mặt kinh tế hơn. Thuê chứ không mua cũng có thể là một phương án mà doanh nghiệp có thể xem xét.

Giảm hàng lưu kho

Lượng hàng tồn kho cần được lưu trữ trong kho phụ thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp cụ thể. Tuy nhiên, hàng tồn kho không được thấp đến mức ảnh hưởng bất lợi đến doanh thu. Một số chiến lược có thể được sử dụng để đạt được mức cân bằng thích hợp, có thể giữ mức hàng tồn kho thấp nhưng vẫn đáp ứng nhu cầu của khách hàng như.

  • Tăng tần suất lưu kho thay vì lưu một số lượng lớn trong thời gian dài. Lên kế hoạch trước dựa trên doanh số bán và dự báo sản xuất.
  • Bàn với các nhà cung cấp để quyết định thời hạn lưu kho và giao hàng dựa vào thời gian quay vòng ngắn.
  • Giảm số lượng sản phẩm hay các thành phần nguyên liệu. Có thể loại bỏ những mặt hàng tiêu thụ chậm hoặc có lợi nhuận thấp, mà không ảnh hưởng bất lợi đáng kể đến thu nhập.
  • Bổ sung hàng lưu kho khi có nhiều đơn mua hàng.
  • Hợp nhất và phối hợp giữa các chức năng mua hàng, sản xuất, hàng lưu kho, và doanh số bán.
  • Thanh lý những mặt hàng giảm chất lượng hoặc lỗi thời.

Giảm số dư các khoản phải thu

Về mặt hiệu quả chung, chức năng lập hóa đơn phải được sắp xếp một cách hợp lý và an toàn. Cần có kiểm soát nội bộ đầy đủ để đảm bảo rằng tất cả các đơn hàng hay công việc đều được lập hoá đơn sớm nhất có thể ngay sau khi bán hàng hoặc khi công việc được hoàn thành.

  • Giảm thời gian giữa đợn đặt hàng và giao hàng, hoặc giữa các yêu cầu công việc và bắt đầu công việc.
  • Giảm thời gian giữa giao hàng và xuất hóa đơn - xuất hoá đơn ngay khi giao hàng hoặc khi hoàn thành công việc, nếu có thể.

Điều khoản tín dụng cấp cho khách hàng có thể là một phần quan trọng của doanh thu và chiến lược Marketing của doanh nghiệp, trong trường hợp này, danh nghiệp có thể tiến hành cân đối tài khoản phải thu nhưng cần phải được theo dõi và quản lý chặt chẽ.

  • Lựa chọn khách hàng một cách cẩn thận - phát triển, thực hiện và theo đến cùng chính sách tín dụng. Đánh giá khách hàng tiềm năng và khả năng thanh toán của họ. Lấy tham chiếu tín dụng.
  • Hợp nhất hệ thống quản lý tín dụng với các hệ thống khác, chẳng hạn như mua hàng, hàng lưu kho, phân phối, sản xuất và quản lý tiền mặt.
  • Xem lại các phương tiện, điều kiện và điều khoản thanh toán - sử dụng tiền gửi trực tiếp, phương thức thanh toán điện tử, cung cấp khoản chiết khấu tiền mặt cho những thanh toán sớm hoặc đàm phán lại các điều khoản thanh toán.
  • Giám sát sự tuân thủ các giai đoạn chiết khấu cho những thanh toán sớm.
  • Thông báo trước cho khách hàng về ngày đáo hạn trên hoá đơn.
  • Phối hợp các nhân viên bán hàng vào quá trình thu thập bằng cách trả tiền hoa hồng cho kết quả thu thập.
  • Xem xét việc mua bán các khoản phải thu - bán các khoản phải thu với mức chiết khấu để tăng dòng tiền.

Xem thông tin về khóa học này TẠI ĐÂY .

Download tài liệu TẠI ĐÂY .

 

    CHIA SẺ BÀI VIẾT

    Cơ hội nghề nghiệp

    Đặt lịch hẹn tư vấn viên

    Đăng ký hội thảo & học thử

    ACCA How to

    You need Flash player 6+ and JavaScript enabled to view this video.


    Hà Nội: 09 43 42 8998
    TP HCM: 09 42 41 8998