Trang chủ Góc học viên Phát triển kỹ năng - Personal Development Một số quy tắc trong văn phong email

Một số quy tắc trong văn phong email

Bài viết này dành cho học viên ACCA,  ICAEW CFAB, ICAEW ACA đang học tập tại trung tâm đào tạo Vietsourcin, giúp các bạn cách thức viết email sao cho phù hợp trong công việc và học tập .

Từ khi ứng dụng công nghệ thông tin trong liên lạc ngày càng trở nên phổ biến, thư điện tử (email) đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách để viết được một email phù hợp với các hoàn cảnh khác nhau, đặc biệt trong môi trường công việc.

Sau đây là một số quy tắc khi viết email mà bạn nên biết.

Tiêu đề rõ ràng

Đã bao nhiêu lần bạn bỏ qua một email bởi tiêu đề email quá mơ hồ? Nếu bạn là một nhân viên văn phòng thì trung bình mỗi ngày bạn có thể sẽ nhận đến hàng chục, hàng trăm email. Chắc chắn bạn phải lựa chọn những email quan trọng và có liên quan để đọc trước. Vì thế bất cứ khi nào gửi email, hãy viết tiêu đề sao cho người nhận có thể hiểu được nội dung email của bạn.

Câu tiêu đề nên đơn giản, cụ thể và đi thẳng vào vấn đề. Bạn có thể nói thêm thư này có khẩn cấp không hoặc kèm theo thời hạn cần được trả lời. (tuy vậy đừng lạm dụng từ “khẩn cấp”, bởi người khác sẽ dần xem nhẹ nó)

Bên cạnh đó, đảm bảo tiêu đề phù hợp với nội dung email. Hạn chế trả lời lại những email cũ mà không chỉnh sửa hay tạo tiêu đề mới.

Giọng văn phù hợp

Đương nhiên khi giao tiếp với mỗi đối tượng khác nhau thì chúng ta sẽ có cách nói khác nhau như thân thiện với bạn bè, trang trọng với cấp trên hay lịch sự với khách hàng. Chính vì thế, hãy suy nghĩ bạn đang nói chuyện với ai và cần sử dụng từ ngữ như thế nào cho phù hợp.

Cố gắng trở nên hài hước là điều không nên khi viết email, đặc biệt khi người nhận không hiểu rõ bạn. Bởi vì khi thiếu đi ngôn ngữ của cơ thể và ánh mắt thì ý định của bạn có thể bị hiểu sai hoàn toàn và trở thành một sự châm biếm, mỉa mai.

Ngoài ra các từ viết tắt, nói ngược, từ lóng, mặt cười cũng nên tránh. Có thể trong giao tiếp thường ngày, những từ như vậy là hoàn toàn bình thường, nhưng trong môi trường công việc thì không như vậy, đặc biệt khi trao đổi với cấp trên hoặc đối tác nước ngoài có văn hóa khác với Việt Nam.

Ngắn gọn

Trong môi trường làm việc căng thẳng, không ai muốn dành thời gian đọc những email dài lê thê với những chi tiết không cần thiết. Nếu bạn muốn việc giao tiếp hiệu quả, hãy viết ngắn gọn, súc tích. Chia nội dung thành những đoạn nhỏ, có thể sử dụng thêm gạch đầu dòng để người đọc có thể dễ dàng theo dõi.

Nếu lúc nào đó bạn thấy rất khó để có thể trình bày ngắn gọn, thì hãy cân nhắc xem có nên nói chuyện qua điện thoại thay vì viết email hay không.

Kiểm tra lỗi

Kể cả khi đang bận rộn, bạn vẫn nên dành ra thời gian để đọc lại email của mình trước gửi đi, tránh các lỗi thiếu chuyên nghiệp như lỗi chính tả, viết hoa, dấu câu,… Bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ kiểm tra lỗi chính tả, nhưng vẫn nên kiểm tra lại, ít nhất là hai lần (nếu có thể).

Tránh sử dụng quá nhiều chữ viết hoa và dấu chấm than, kể cả khi bạn cần nhấn mạnh điều gì đó. Bởi điều đó được xem là không chuyên nghiệp và không phù hợp trong môi trường công việc.

Kiểm tra lại địa chỉ người nhận

Việc gửi email đến nhầm người hay tới một nhóm người là điều thường xuyên gặp phải. Đây là điều đặc biệt tối kị bởi nó khiến sẽ khiến những người khác cảm thấy phiền bởi những email không dành cho mình. Trong khi đó, email này lại có thể không đến được với người nhận cần thiết.

Bởi vậy, trước khi gửi email hãy kiểm tra lại xem địa chỉ người nhận đã đúng chưa và nếu bạn chuyển tiếp một email thì hãy xem lại nội dung những thư trước đó có nên chuyển cùng hay không.

Cẩn thận với những thông tin nhạy cảm

Trước khi gửi một email, hãy cân nhắc xem nội dung trong đó là có thể công khai hay là vấn đề riêng tư. Nếu nội dung của email khá nhạy cảm thì bạn nên suy nghĩ kĩ xem có nên gửi email hay không, bởi có khả năng email của bạn sẽ có thể bị chuyển tiếp tới những người không nên biết.

Và hơn nữa, hãy nhớ rằng nội dung email sẽ được lưu lại, vì thế tránh trả lời trong lúc nóng giận hay quá xúc động. Thay vào đó, bạn có thể soạn trước thư nháp, đợi đến khi bình tĩnh trở lại để xem lại email đó và quyết định có nhấn nút gửi đi hay không.

(Theo CABA – Tổ chức hỗ trợ Kế toán viên công chứng)

Hi vọng những lời khuyên trên sẽ giúp bạn, đặc biệt các học viên ACCA và ICAEW, soạn thảo email một cách chuyên nghiệp nhất.

Trung tâm Vietsourcing hiện đang tổ chức các khóa học về kĩ năng mềm, hỗ trợ thêm các học viên ACCA, ICAEW CFAB, ICAEW ACA và những người có mong muốn trau dồi kĩ năng để thành công hơn trong công việc, đặc biệt trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán , tài chính, cũng như trong kinh doanh

Để tìm hiểu chương trình và lịch khai giảng các khóa học, vui lòng xem tại đây

Tại Vietsourcing Hà Nội

Tại Vietsourcing TPHCM

Lịch học ACCA

Lịch học ACCA

Lịch học ICAEW CFAB

Lịch học ICAEW CFAB

Lịch học các khóa ngắn hạn

Lịch học các khóa ngắn hạn

Để được tư vấn về đăng kí học, xin vui lòng liên hệ: YÊU CẦU TƯ VẤN

Hà Nội
Tầng 2, Tòa nhà Kinh Đô,
292 Tây Sơn,
Quận Đống Đa, Hà Nội
Điện thoại: (8424) 3856 7777
Fax: (8442) 3944 6455
Email: edu@vietsourcing.com

Hotline: 09 43 42 8998

TP Hồ Chí Minh
Tầng 11, Tòa nhà MB,
538 Cách Mạng Tháng Tám,
Phường 11, Quận 3, Tp. HCM
Điện thoại: (8428) 3990 7777 /
       hoặc: (8428) 3990 7681
Email: edu@vietsourcing.com

Hotline: 09 42 41 8998

CHIA SẺ BÀI VIẾT

accaicaew                                                                 

Lịch khai giảng ICAEW CFAB tại TPHCM

  • chính-sach-sinh-nhat-11-tuoi
  • 3+1

Tư vấn viên Hà Nội

09 43 42 8998 (Hotline)

0977 879 316 (Ms Hương)

0974 385 670 (Ms Hằng)

0986 7777 65 (Mr Hải)

Tư vấn viên TP Hồ Chí Minh

09 42 41 8998 (Hotline) 

  0977 268 280 (Ms Duyên)

0941 668 998 (Ms Hiền)    

Đường tới Vietsourcing

LỊCH KHAI GIẢNG TẠI HÀ NỘI 

ACCA CBE-ACCA KHÓA CHUYÊN MÔN
ICAEW CFAB CBE-ICAEW KHÓA TIẾNG ANH
HỘI THẢO - HỌC THỬ KHÓA KỸ NĂNG MỀM

LỊCH KHAI GIẢNG TẠI TP HCM

ACCA CBE-ACCA KHÓA CHUYÊN MÔN
ICAEW CFAB CBE-ICAEW KHÓA TIẾNG ANH
HỘI THẢO - HỌC THỬ KHÓA KỸ NĂNG MỀM